Makalah Perencanaan Dalam Organisasi

Oleh Pengusaha Muda 26 Mei, 2021

Makalah Perencanaan Dalam Organisasi

Mata Kuliah Pengantar Manajemen

Universitas Islam Negeri Sultan Thaha Saifuddin Jambi

Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Islam

Prodi Ekonomi Syariah

2017

KATA PENGANTAR

Segala puji bagi allah Swt. Atas nikmat, taufik dan hidayah-Nya saya dapat menyelesaikan tugas penulisan Makalah Perencanaan Dalam Organisasi sesuai waktu yang telah ditentukan. Shalawat serta salam semoga tercurahkan kepada beliau nabi Muhammad Saw. Yang telah membawa risalah islam, sehingga sampai kepada kita umatnya.

Kami ucapkan terima kasih ke pada dosen yang telah mendidik dan memberi berbagai ilmu pengetahuan sehingga kami mempunyai bekal dalam penulisan dan mengembangkan ilmu pengetahuan.
Makalah Perencanaan Dalam Organisasi ini ditulis dari hasil penyusun data-data yang saya peroleh dari buku panduan yang berkaitan dengan judul, serta informasi dari media elektronik.

Kami harap, dengan membaca makalah ini dapat memberi manfaat bagi kita semua, dalam hal ini dapat menambah wawasan kita, khususnya bagi saya sendiri. Akhir kata selamat membaca.

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Perencanaan adalah sebuah proses dasar yang digunakan untuk memilih tujuan dan menentukan cakupan tujuannya . Merencanakan berarti, mengupayakan penggunaan sumber daya manusia (human resources), sumber daya alam (Natural resources), dann sumber daya alam lainnya .

Organisasi Adalah sebuah wadah atau tempat berkumpulnya sekelompok orang untuk bekerja sama secara baik dan terkendali, dan terpimpin untuk mencapai suatu tujuan tertentu dengan memanfaatkan sumber daya yang ada .

Maka pengertian perencanaan dalam organisasi adalah sebuah proses dalam rangka mencapai tujuan dan hasil-hasil yang di harapkan, organisasi penting untuk meningkatkan pengelolaan terhadap fungsi-fungsi manajemen yang ada untuk dapat memilih langkah-langkah cerdas dan tepat agar organisasi mampu mewujudkan hasil yang baik dari prosesnya.

B. Rumusan Masalah

Apa yang dimaksud dengan Perencanaan ?
Apa pentingnya suatu perencanaan ?
Apa hubungan perencanaan dengan fungsi fungsi perencanaan ?
Sebutkan jenis jenis perencanaan ?
Bagaimana proses perencanaan ?
Bagaimana Pendekatan dalam perencanaan ?
Bagaimana ciri ciri rencana yang baik ?
Apa yang di maksud Efektivitas perencanaan ?

C. Tujuan Penulisan

Untuk mengetahui apa itu perencanaan
Untuk mengetahui pentingnya suatu perencanaan
Untuk mengetahui hubungan perencanaan dengan fungsi-fungsi lainnya
Untuk mengetahui jenis jenis perencanaan
Untuk memahami proses perencanaan
Untuk memahami pendekatan dalam perencanaan
Untuk mengetahui ciri-ciri rencana yang baik
Untuk mengetahui efektivitas perencanaan

BAB II

PEMBAHASAN

A. Pengertian Perencanaan

Perencanaan adalah proses dasar yang di gunakan untuk memilih tujuan dan menentukan cakupan pencapaian. Merencanakan berarti mengupayakan penggunaan sumber daya manusia, sumber daya alam dan sumber daya lainnya untuk mencapai tujuan dalam rangka memaksimalkan hasil-hasil yang di harapkan untuk meningkatkan pengelolaan terhadap fungsi-fungsi manajemen yang ada.

Perencanaan, merupakan salah satu fungsi manajemen yang memegang peranan penting dan bahkan sangat menentukan dalam mencapai tujuan organisasi. Perencanaan juga berarti proses pembuatan peta perjalanan menuju masa depan adapun aspek-aspek yang di miliki untuk perencanaan:

Menyangkut masalah yang akan datang
Harus menyangkut tindakan
Memiliki serangkaian tindakan di masa yang akan datang yang akan di ambil oleh perencana

B. Pentingnya suatu perencanaan

Perencanaan merupakan wujud tanggung jawab kita untuk melakukan pemilihan, karena setiap pemilihan yang kita lakukan mengandung konsekuensi sebagai akibat dari pilihan yang telah kita ambil. Kita hanya memiliki kebebasan untuk memilih, namun kita tidak memiliki kebebasan dalam menerima konsekuensi sebagai akibat dari pemilihan yang kita lakukan.

Perencanaan sangatlah penting dan perlu dilakukan untuk setiap usaha mencapai tujuan .alasan ini didasarkan pada suatu pandangan bahwa kondisi masa depan tidaklah pasti. Lingkungan yang berubah begitu cepat menuntut siapapun baik per seorangan maupun lembaga untuk selalu membuat rencana karena tanpa membuat perencanaan organisasi akan kehilangan arah dan sulit untuk mengantisipasi ancaman perubahan lingkungan .

Peran penting perencanaan dalam mencapai tujuan sebagai berikut:

Untuk mengkoordinasikan usaha usaha
Untuk mengatasi perubahan
Untuk pengembangan manajer
Untuk pengembangan standar kinerja
Perencanaan mengurangi ketidakpastian

C. Hubungan perencanaan fungsi lainya:

1. Organisasi

Perencanaan menunjukkan cara dan perkiraan bagaimana mengorganisasikan sumber daya organisasi untuk pencapaian efektivitas paling tinggi

2. Pengarahan

perencanaan merupakan kombinasi paling baik dari sumber daya yang diperlukan untuk mengarah, mempengaruhi dan memotivasi karyawan

3. pengendalian

Perencanaan dan pengawasan saling berhubungan erat, pengawasan bertindak sebagai kriteria penilaian pelaksanaan kerja terhadap rencana

D. jenis jenis perencanaan

1. Perencanaan jangka panjang dan perencanaan jangka pendek

Apa itu Perencanaan jangka panjang dan perencanaan jangka pendek? Mengapa mesti ada Perencanaan jangka panjang dan perencanaan jangka pendek?

Pengelompokan jenis perencanaan jangka panjang dan jangka pendek ini berdasarkan pada waktu pengunaanya. Kedua jenis perencanaan tersebut lebih mengacu pada upaya untuk mengatasi permasalahan pada masa yang akan datang. Perencanaan jangka pendek merupakan perencanaan untuk jangka waktu satu tahun atau kurang, sedangkan perencanaan jangka panjang merupakan perencanaan dengan jangka lima tahun atau lebih. Perencanaan jangka pendek bersifat operasional dan sebaliknya perencanaan jangka panjang bersifat strategis

2. Perencanaan strategis dan perencanaan operasional

Perencanaan Strategis adalah suatu rencana jangka panjang dalam rangka mencapai tujuan strategis. Adapun fokus utama dalam rencana ini adalah organisasi secara keseluruhan rencana strategis dapat di pandang secara umum yang menggambarkan pengalokasian sumber daya, prioritas, dan langkah-langkah yang di perlukan untuk macapai tujuan strategis

Perencanaan Operasional merupakan ruang lingkup yang lebih sempit dibandingkan dengan perencanaan strategis. Perencanaan operasional dapat diartikan sebagai pendefinisian tentang apa yang harus di lakukan untuk melaksanakan perencanaan strategi dan untuk mencapai tujuan strategis tersebut.

3. Perencanaan sekali pakai dan perencanaan tetap

Pengertian Perencanaan sekali pakai adalah rencana yang di gunakan sekali saja yang secara khusus di rancang untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan situasi khas dan di ciptakan sebagai tanggapan terhadap keputusan-keputusan yang tidak ter program yang di ambil para manajer contoh;
a.    anggaran
b.    proyek
c.    program

Pengertian Perencanaan tetap adalah perencanaan yang di gunakan untuk kegiatan yang terjadi berulang kali secara terus menerus. Perencanaan tetap ini tertuang dalam bentuk kebijaksanaan, prosedur dan aturan yang telah dibuat.

E. Proses penyusunan perencanaan

Perencanaan sebagai suatu proses merupakan cara yang sistematis untuk menjalankan suatu pekerjaan. Dalam perencanaan terkandung suatu aktivitas tertentu yang saling terkait untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Menurut Louis A Allen, bahwa perencanaan terdiri dari aktifitas yang di operasikan oleh manajer untuk berfikir kedepan dan mengambil keputusan saat ini yang memungkinkan, untuk mendahului serta menghadapi tantangan di waktu mendatang

Adapun proses perencanaan diantaranya sebagai berikut :

1. Merumuskan misi Dan tujuan

Pengertian yang jelas tentang misi organisasi akan dapat membantu manajer memilih dan melaksanakan strategi dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Pernyataan suatu misi hendaknya dapat menidentifikasi bidang usaha organisasi termasuk di dalam nya adalah pelanggan yang dilayani, produk dan jasa yang disediakan lokasi tempat beroperasi misi hendaknya memuat tentang dasar yang akan mengarahkan karyawan bekerja.

2. Memahami keadaan saat ini

Tujuan ditetapkan dalam rangka mengantisipasi kondisi di masa yang akan datang dengan menetapkan standar-standar yang di tetapkan. Untuk bisa memahami kondisi di masa yang akan mendatang maka perlu memperjelas keadaan saat ini, mengadakan penelitian dan mengumpulkan data-data yang relevan.

3. Mempertimbangkan faktor pendukung dan yang menghambat tercapainya tujuan.

Segala kemudahan dan kemungkinan hambatan dalam usaha mencapai tujuan perlu sedini mungkin di lakukan pencatatan agar persiapan - persiapan untuk mengantisipasi dapat di laksanakan. Di satu pihak perusahaan dapat meraih kemudahan dan memanfaatkan se optimal mungkin mengenai peluang dan kesempatan yang tersedia tapi di lain pihak perusahaan dapat mengantisipasi kemungkinan datangnya ancaman dan hambatan dengan mempersiapkan pemecahan masalah jika memang akan benar-benar terjadi.

4. Menyusun rencana kegiatan untuk mencapai tujuan

Tujuan dapat dicapai dengan berbagai cara sebagai berikut:

a.    Menyusun berbagai alternatif kebijaksanaan atau tindakan yang mungkin akan dipilih
b.    Menilai dan membandingkan nilai untung ruginya setiap alternatif kegiatan atau kebijaksanaan.
c.    Memilih dan menetapkan satu alternatif yang paling cocok atau baik diantara alternatif tersebut

F. Pendekatan dalam perencanaan

1. Pendekatan perencanaan inside-out dan perencanaan Outside-in

Yang dimaksud dengan perencanaan inside-out adalah perencanaan yang memfokuskan pada apa yang telah dilakukan namun terus mengusahakan melakukan yang terbaik yang dapat di lakukan

Perencanaan ini betujuan untuk menjadikan organisasi lebih efektif dan membantu pemanfaatan sumber daya yang baik

perencanaan outside-in mencoba menganalisa lingkungan eksternal dan membuat perencanaan untuk mengeksploitasi kesempatan-kesempatan dan meminimalisir permasalahan yang terjadi.

Tujuan perencanaan ini adalah untuk menemukan kesempatan eksternal yang dapat organisasi eksploitasi untuk mengasilkan keuntungan

2. Pendekatan perencanaan Top-Down dan Perencanaan Bottom-Up

Pada perencanaan dari atas ke bawah (top-down planning), manajer puncak menentukan secara luas dan kemudian memperbolehkan manajer tingkat bawah untuk membuat perencanaan batas tersebut.

Perencanaan dari bawah ke atas ( bottom-up planning ) memulai dengan merencanakan yang di kembangkan pada tingkat bawah tanpa adanya batasan. Secara teratur melewati hierarki tersebut ketingkat manajemen puncak. Kombinasi dari kedua pendekatan tersebut akan menghasilkan perencanaan yang efektif.

3. Pendekatan perencanaan Contingency

Perencanaan contingency meliputi perencanaan alternatif yang menyebabkan tindakan yang dapat dilaksanakan seandainya dan saat perencanaan orisinil tidak sesuai karena perubahan keadaan. Fokus utama pendekatan ini adalah menentukan lebih awal perubahan pada peristiwa yang akan datang dapat berakibat bagi perencanaan yang sedang di jalankan.

Pendekatan Contingency mencoba selalu menyesuaikan terhadap perubahan-perubahan lingkuangan baik eksternal maupun internal sehingga perencanaan yang dianggap efektif adalah perencanaan yang sesuai dengan kondisi yang di hadapi oleh organisasi.

G. Ciri-ciri rencana yang baik

Menurut Bittle L.R dan Newtron.J.W (1990) mengungkapkan proses perencanaan harus sistematik bahwa rencana yang efektif bersumber pada pernyataan yang prosesnya sebagai berikut.

1) Mengembangkan rencana induk.

Kegiatan ini harus berpusat pada tujuan utama misalnya, sasaran perusahaan adalah menghasilkan produk atau jasa yang bermutu maka rencana induk harus meletakkan hal ini sebagai prioritas utama

2) Menyusun rencana penunjang

Pada tahap ini manajer memikirkan bagaimana caranya agar setiap kegiatan dari setiap bagian dapat memberikan konstribusi nya terhadap rencana induk

3) Mencamtum kan nomor dan tanggal

Rencana akan berjalan sebaik-baiknya bila karyawan tahu seberapa banyak dan penting rencana di butuhkan.

4) Memberikan tugas

Rencana di buat untuk orang oleh karena itu tanggung jawab untuk melaksanakan setiap bagian dari suatu rencana atau prosedur harus di tugaskan kepada individu tertentu

5) Menjelaskan rencana kepada yang terlibat

Rencana harus di ketahui bersama, dasar pemikiranya harus dijelaskan dan sasaran nya harus di setujui semua pihak karyawan, karena dengan mengetahui alasannya cenderung lebih bersedia bekerjasama

6) Meninjau rancangan sekala berkala

Lingkungan da peraturan selalu berubah. Oleh karena itu, rencana harus di periksa secara berkala untuk mengetahui apakah rencana tersebut perlu diubah.

H. Efektivitas perencanaan

Sering kali dalam pengembangan perencanaan yang efektif manajer mengalami hambatan hambatan

Ada 2 hambatan utama dalam pengembangan rencana yang efektif, yaitu :

1. Penolakan dari dalam diri perencana terhadap penetapan tujuan dan pembuatan perencana untuk mencapainya.

Langkah awal dalam perencanaan adalah menetapkan tujuan-tujuan, manajer yang tidak mampu dalam menetapkan tujuan yang bermanfaat tidak akan mampu membuat rencana yang efektif

Menurut davit a kolb dan kawan-kawan mengemukakan beberapa alasan manajer ragu-ragu atau gagal dalam mencapai tujuan organisasi sebagai berikut :

Keengganan melepaskan tujuan alternatif
Ketakutan akan kegagalan
Minimnya pengetahuan tentang organisasi
Minimnya pengetahuan tentang lingkungan
Kurang percaya diri

2. Keengganan yang lazim dari para anggota organisasi untuk menerima rencana karena perubahan yang akan ditimbulkan.

Terdapat tiga alasan mengapa anggota organisasi dapat menolak perubahan-perubahan yang akan terjadi :
a.    Ketidak pastian mengenai sebab dan akibat dari perubahan
b.    Keengganan untuk melepaskan keuntungan yang ada
c.    Kesadaran akan kelemahan dalam perubahan yang diusulkan

Untuk mengatasi hambatan-hambatan di atas maka penting bagi seorang manajer melakukan tindakan yang kongkrit manajer yang kurang pengetahuan tentang organisasi dan lingkungan memerlukan bantuan dalam pengembangan suatu sistem informasi yang akurat.

Ketakutan akan kegagalan dan keengganan untuk melepaskan tujuan alternatif yang menarik akan berkurang dalam organisasi yang sistem perencanaan yang efektif dan dikomukasikan dengan baik manakala perencanaan merupakan suatu proses perencanaan dengan baik maka mempermudah individu untuk mengembangkan tujuannya sendiri

Ketakutan akan kegagalan dan kurangnya kepercayaan diri juga dapat diatasi dengan menetapkan tujuan yang realistis serta pencapaiannya sebagai berikut :

a.   Memberikan pelatihan dan bimbingan mengenai cara untuk mencapai tujuan tersebut   .
b.   Penghargaan dan imbalan atas tercapai nya tujuan itu
c.   Memberikan tanggapan yang membangun serta menunjang apa bila tujuan seringkali tidak tercapai

Dalam menghadapi penolakan terhadap perubahan, manajer diharapkan dapat melakukan langkah sebagai berikut :

Melibatkan para tenaga kerja dan pihak-pihak yang berkepentingan dengan organisasi dalam proses perencanaan
Memberikan informasi yang lebih banyak kepada tenaga kerja mengenai rencana dan akibatnya yang mungkin timbul, sehingga mereka mengerti perlunya perubahan, manfaat yang diharapkan dan hal-hal yang di perlukan guna pelaksanaan yang efektif
Mengembangkan suatu pola perencanaan yang efektif dalam perencanaan yang efektif
Menyadari akan dampak perubahan yang di usulkan terhadap para anggota organisasi dan memperkecil kekacauan yang tidak perlu.

BAB III

PENUTUP

A. Simpulan

Pengertian Perencanaan adalah proses dasar yang di gunakan untuk memilih tujuan dan menentukan cakupan pencapaiaa. Merencanakan berarti mengupayakan penggunaan sumber daya manusia, sumber daya alam dan sumber daya lainnya untuk mencapai tujuan.dalam dan hasil-hasil yang di harapkan.

Untuk meningkatkan pengelolaan terhadap fungsi-fungsi manajemen yang ada maka perencanaan merupakan salah satu fungsi manajemen yang memegang peranan penting dan bahkan sangat menentukan dalam mencapai tujuan organisasi.

Perencanaan juga berarti proses pembuatan peta perjalanan menuju masa depan sehingga hal hal yang akan terjadi minimal telah anda persiapkan.

DAFTAR PUSTAKA

Amirullah, SE.MM 2015 pengantar manajemen,Jakarta: Mitra Wacana Media

Terimakasih telah membaca Makalah Perencanaan Dalam Organisasi, silahkan kontak admin untuk mendapatkan artikel dan makalah dalam web pintu dunia ini.